Was sind SharePoint Services & Portal Server
und welchen Nutzen bietet das Business Intelligence Center?

Die Teamsoftware SharePoint Services und SharePoint Portal Server sind der Schlüssel zur Verwaltung von Wissen und abrufbaren Informationen, dem bedeutendsten Rohstoff unserer Zeit. Die SharePoint-Technologien helfen dieses Wissen zu organisieren, wodurch sich das Know-how im Unternehmen optimal nutzen und Informationen optimal verteilen lassen. Das Business Intelligence Center kann Standardaufgaben wie die problemlose Anbindung der gesamten Office-Familie ebenso leisten, wie die individuelle Lösungsprogrammierung für den Kunden. Mit dieser Kombination erreichen Unternehmen mit SharePoint verbesserte Teamarbeit, Abbildung und Beschleunigung von Arbeitsabläufen, einfachere Administration von Unternehmensdaten und tiefere Einblicke in den Geschäftsverlauf. Daneben bietet das Team des Business Intelligence Centers die Möglichkeit, persönliche Funktionen in das SharePoint-System des Unternehmens einzubinden und so spezielle Aufgaben abzubilden. Mit dem Entwicklerteam des Business Intelligence Centers können individuelle Anpassungen vorgenommen werden, was SharePoint auf die ganz speziellen Bedürfnisse des Kunden abstimmt.

SharePoint stellt Funktionen zur Zusammenarbeit zwischen zwei oder mehr Personen bereit. Auf einer gemeinsamen Oberfläche können verschiedene Gruppen (eines oder mehrerer Netzwerke) Ihre Dateiablage organisieren. Gleichzeit können ganze Firmenportale erstellt werden, die personalisierte Informationen an bestimmte Nutzer verteilen. Kundeninformationsportale sind ebenso realisierbar, wie Portale für Nutzer innerhalb eines Firmennetzwerkes. Einzelne Standorte eines Unternehmens können ihre Dokumentbibliotheken mit SharePoint verwalten und wichtige Informationen unternehmensweit verteilen (bspw. Urlaubsplanungen, Dokumentationen).

Grundsätzlich sind verschiedene Ausbaustufen von SharePoint denkbar. Als sogenannte Basisversion ist Windows SharePoint Services verfügbar. SharePoint ist ein kostenfreier Bestandteil des Windows 2003-Servers und bietet schon in dieser Version die Möglichkeit aus dem vernetzten „Office-Einzelkämpfer“ einen Teamarbeiter zu machen, der Dokumente bereitstellt, versionierbar bearbeitet und im Datenbanksystem von Windows SharePoint. Für größe Netzwerke ist der SharePoint Portal Server die passende Anwendung.

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Überblick SharePoint Services

Mit dem Windows SharePoint Services-Paket integriert in den Windows 2003-Server erleben Sie den Einstieg in die Welt der organisierten Teamarbeit. Den Kern dieser Funktionalitäten bilden veränder- und anpassbare Listen, die Aufgaben in Team, Kalender, Dokumentenbibliotheken (Dateiablage mit erweiterten Eigenschaften), Adresslisten u.ä. organisieren helfen.

Mit Windows SharePoint Services wird Kommunikation in einer Gruppe möglich. Daten werden auf einer gemeinsam genutzten Oberfläche zur Verfügung gestellt und für andere Teammitglieder zur Verfügung gestellt. Auf diese Weisen kann die Arbeit innerhalb einer Abteilung ebenso strukturiert werden wie die Informationsablage einer Gruppe. Für die direkte Kommunikation zwischen einzelnen Mitgliedern stehen die umfangreichen Anwendungen der Microsoft-Familie zur Verfügung. Aus der neuen Office-Generation Office 2007 kann SharePoint direkt angesteuert und bedient werden.

In Bezug auf Wissensmanagement ist Windows SharePoint Services eine Wissensdatenbank und eine Plattform für Expertensysteme. SharePoint ist kein weiteres Webportal, sondern kann eine Webanwendung im Netzwerk bieten, die individuelle Arbeitsabläufe planen, abwickeln und ablegen hilft.

Funktionen der Windows SharePoint Services aus Benutzersicht können mit folgenden Eigenschaften zusammenfassend beschrieben werden:

• - zentrale Datenablage: Informationen werden zentral und nach individuell vorgegebenen Strukturen in Listen abgelegt
• - Aktualität von Informationen: Änderungen erfolgen in Echtzeit und stehen berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung
• - Benachrichtigung: Benutzer können über Änderungen sofort, einmal täglich oder wöchentlich per E-Mail benachrichtigt werden
• - Suche: Es kann nach allen in SharePoint abgelegten Informationen gesucht werden
• - Integration: Listen sind in den korrespondierenden Office-Anwendungen direkt verfügbar. Beispiel: alle Listen können in Excel und Access bearbeitet werden, Adresslisten sind als Kontaktlisten in Outlook verfügbar und Dokumentenbibliotheken (Dokumentenlisten) können als Ort zum Öffnen und Speichern von Dateien aus allen Office-Anwendungen verwendet werden

Windows SharePoint Services wächst mit den Anforderungen der einzelnen Unternehmen und jederzeit stehen intelligente Erweiterungen für den Einsatz bereit. Von Anfang an sind listenbasierte Arbeitsabläufe organisierbar. Die Einbindung neuer Funktionalität erfolgt in der Regel über einzelne Module mit speziellen Funktionen, den sogenannten WebParts. Übliche Erweiterungen sind der Papierkorb und verschiedene Schnittstellen für Datenanbindungen mit Drittsystemen. l;hrende Anwendungen sind mit Windows SharePoint Services 2007 möglich. Die vollständige Integration von Microsoft-Produkten, die Abbildung einzelner Workflow-Umgebungen als Produktbestandteil, RSS-Feeds sowie Blog- und Wiki-Bibliotheken sind nur Teile der umfangreichen Palette an Möglichkeiten.

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Welche intelligenten Erweiterungen bietet SharePoint?

Mit SharePoint Services lassen sich detaillierte, erweiterbare Richtlinienverwaltung vornehmen. Angepasste Dokumentverwaltungsrichtlinien können eingerichtet werden, um Zugriffsrechte auf Elementebene zu steuern, Beibehaltungszeiträume und Ablaufaktionen anzugeben sowie Inhalte mithilfe von Dokumentüberwachungseinstellungen nachzuverfolgen. Dank der Integration von Richtlinien mit vertrauten Clientanwendungen wird die Konformität für Mitarbeiter transparent und einfach. Die Integration in die Verwaltung von Informationsrechten hilft sicherzustellen, dass proprietäre und vertrauliche Informationen auch dann besser geschützt werden, wenn keine Serververbindung besteht.

Die Zentralisierung, Speicherung, Verwaltung und der Abruf von Dokumenten unternehmensweit. Organisationen können alle geschäftlichen Dokumente und Inhalte an einem zentralen Ort speichern und verwalten. Die Benutzer verfügen über einen konsistenten Mechanismus, um in ihnen zu navigieren und relevante Informationen zu suchen. Die Standardeinstellungen für das Lager, also die Datenbank können geändert werden, um Arbeitsabläufe hinzuzufügen, Beibehaltungsrichtlinien zu definieren und neue Vorlagen sowie Inhaltstypen hinzuzufügen.

Die Integration der interaktive Business Intelligence-Werkzeuge des Business Intelligence Centers ermöglicht die Darstellung von Unternehmenszahlen aus unterschiedlichen Quellen. Die bekannten BI-Funktionen, wie z. B. Dashboards, Key Performance Indicators (KPIs) und Konnektivitätstechnologien für Unternehmensdaten sind alle in das SharePoint-System integriert. Zentrale Berichtscentersites bieten den Benutzern einen einzelnen Ort, an dem diese die neuesten Kalkulationstabellen, Berichte oder KPIs finden können. Einzelne Berichte können über die Rechteverwaltung im Zugriff beschränkt werden, sodass nur Informationen bereitgestellt werden, die den Nutzer interessieren und sein Arbeitsfeld tangieren.

Die LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)-Integration und die Unterstützung für andere austauschbare Authentifizierungsanbieter erleichtern die Arbeit mit anderen Verzeichnisdienstquellen als Active Directory. Somit wird das Einrichten von Extranets vereinfacht, und Sie können leichter engere Verbindungen zu Kunden, Partnern und Zulieferern erreichen. Einmal vergebene Rechte werden so weitergegeben, ohne das der Nutzer seinen Login bestätigen muss. Das schafft Komfort und vertrauen in das Unternehmen.

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Überblick Sharepoint Portal Server

Der SharePoint Portal Server bezeichnet die Premium-Version der SharePoint Services und setzt auf die Windows SharePoint Services auf. Der SharePoint Portal Server erweitert das Spektrum der SharePoint Services um alle Anforderungen, die in großen Netzwerken benötigt werden. Neben einer höheren Skalierbarkeit und mehr Komfort bietet der Portal Server eine bequeme Administration und Pflege der Seiten. Der Nutzen dieser Anwendung liegt ebenfalls in der Zusammenführung von Anwendungen und Datenquellen unter einer einheitlichen Weboberfläche, wobei nicht nur einzelne SharePoint-Seiten erstellt und veröffentlicht werden können, Informationen lassen sich gleichzeitig an bestimmten Orten anzeigen, umfangreichere Arbeitsabläufe erstellen und Daten können Seiten übergreifend gesucht und gefunden werden.

Im Gegensatz zu SharePoint Services liefert der SharePoint Portal Server einen zentralen Anlaufpunkt für große SharePoint-Systeme. Der Portal Server stellt eine zentralisierte Umgebung zur Verfügung, die letztlich auch die zentrale Anlaufstelle für alle Nutzer des Netzwerkes bietet. Über eine zentrale Anmeldung können alle Daten erreicht werden, gleichzeitig kann in Verbindung mit SharePoint Services und BizTalk die Konsistenz aller Daten untereinander sichergestellt werden, egal ob man nun über das Portal oder die Anwendung auf die Daten zugreift oder Dokumente an verschiedene Stellen im Netzwerk verteilen will. Mit dem SharePoint Portal Server werden alle anfallenden Aufgaben abgebildet.

Die Verwaltung von Webinhalten lässt sich problemlos vornehmen. Einfach zu verwendende Funktionalität für Erstellung, Genehmigung und Veröffentlichung von Webinhalten werden zentral bereitgestellt, sodass Masterseiten und Seitenlayouts als wiederverwendbare Vorlagen zur Verfügung stehen und ein konsistentes Aussehen und Verhalten einfach eingerichtet werden kann

Einfache Arbeitsabläufe können in SharePoint Services eingerichtet werden und Geschäftsaktivitäten werden auf diese Weise automatisiert. So lassen sich Aktivitäten wie die Dokumentüberprüfung und -genehmigung, Problemverfolgung und Sammlung von Unterschriften halbautomatisch abarbeiten. Die Integration mit vertrauten Clientanwendungen von Office, E-Mail und Webbrowsern vereinfacht die Benutzeroberfläche.

Bei speziellen Anwendungen kann das Team des Business Intelligence Centers die mitgelieferten Prozesse einfach verändern und individuelle Prozesse einfügen. Mit Hilfe des Office SharePoint Designers oder dem  Entwicklungssystem Microsoft Visual Studio kann beinahe jede Anwendung integriert werden.

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Technischer Umfang der SharePoint Services

SharePoint Services ist eine Plattform für zentral gesteuerte und dezentral ausgeführte unternehmensweite ad hoc-Prozesse.

• - Webbasierter Zugriff per Browser bspw. Firefox oder Internet Explorer
• - Strukturierung: Informationen können in Abhängigkeit zueinander hierarchisch gespeichert werden
• - Darstellung: Informationen können ganz oder auszugsweise nach vorgegebenen Kriterien (Filtern, Gruppierung) und bedarfsweise in gegenseitiger Abhängigkeit dargestellt werden
• - Freiheitsgrad: Benutzer je nach Berechtigung können Listen lesen, bearbeiten, erstellen oder löschen
• - Integration zur Office-Familie: Windows SharePoint Services und Office erweitern ihre Funktionen gegenseitig bspw. Teamkalender und Teamaufgabenlisten in Outlook oder Erweiterungen der Windows SharePoint Services durch Frontpage
• - Integration zu weiteren Microsoft-Produkten: Exchange, BizTalk, SQL-Server und Project-Server
• - Integration: Es können beliebige digitale Datenquellen angebunden werden. Dies umfasst Datenbanken, Webseiten, Dateiablagen usw.
• - Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit (siehe unten).
• - Datenbanksystem mit SQL Server Desktop Engine (MSDE 2000)
• - Kommunikation über http und webDAV per http-Protokoll, https (SSL), SMB (Server Message Block)

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Technischer Umfang des SharePoint Portal Servers

Der SharePoint Portal Server nutzt die Windows SharePoint Services als Informationsablage, also als Lager und zur Darstellung der weiteren Funktionen des SharePoint Portal Server. Der SharePoint Portal Server besteht aus folgenden Komponenten:

• - Erweiterungen für Windows SharePoint Services
• - Zusatzfunktionen wie News and Themen, Portal-weite Volltextsuche, persönlichen Seiten
• - Portalweites Alarmsystem
• - Persönliche Anmeldefunktion
• - Schnittstellen zur Anbindung von Anwednungen wie BizTalk, file shares, Web Servers, Exchange Public Folders, Lotus Notes und anderen SharePoint sites
• - Zugriff auf Office-Familie der Firma Microsoft; Darstellung aller Daten im Portal in Abhängigkeit voneinander, Auswertung der Daten und Anbindung komplexer benutzerbezogene BI-Anwendungen über alle unternehmensrelevanten Daten
• - Office SharePoint Server baut auf einer skalierbaren Architektur auf, die Webdienste und Interoperabilitätsstandards einschließlich XML und SOAP (Simple Object Access Protocol) unterstützt
• - funktionsreiche, offene APIs (Anwendungsprogrammierschnittstellen) sowie Ereignishandler für Listen und Dokumente. Dies ermöglicht eine Integration in vorhandene Systeme und gibt Ihnen die Flexibilität, neue IT-Investitionen einzubeziehen, die nicht von Microsoft stammen.
• - Die LDAP-Integrationsunterstützung für andere austauschbare Authentifizierungsanbieter erleichtert die Arbeit mit anderen Quellen als Active Directory. Der sofort einsatzfähige WSRP-Consumerwebpart ermöglicht die Integration in anderen WSRP-kompatible Portallösungen.

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